In ziua de azi, persoanele care lucreaza la un birou sunt nevoite sa trimita nenumarate e-mailuri.
E-mailurile la job trebuie sa aiba o alura profesionala, sa nu para nici poveste, nici sa arate ca un mesaj pe telefon.
Jodi RR Smith, presedinta unei firme de consultanta in eticheta in afaceri din SUA, ne da cateva sfaturi pentru a avea e-mailuri potrivite la locul de munca.
Ce sa faci:
Fii concis
Email-urile nu sunt destinate sa fie scurte ca intr-un mesaj de pe telefon, dar nici sa fie atat de lungi incat sa plictisesti destinatarul.
Smith ne spune ca orice destinatar va citi primele 2 randuri inainte de a se hotari daca sa continue sau nu. Deci trebuie sa atragi atentia cititorului de la inceput prin cuvinte eficiente.
Include un subiect clar si atragator
Cei mai multi oameni decid sa deschid un e-mail pe baza subiectului. Lasa-i sa isi dea seama inca din subiect ca acel e-mail va fi interesant si util intereselor sau afacerii lor. Nu trimite un e-mail fara subiect pentru ca sunt foarte putine sanse sa fie citit.
Foloseste saluturi profesionale
Atata timp cat nu cunosti personal destinatarul, evita sa folosesti saluturi precum “Salut”, Buna”, Hey tu” sau altele asemenea. Chiar daca e-mailul este unul relaxant, salutul trebuie sa fie profesional. De asemenea, vezi si feedback-ul interlocutorului. Daca lui ii place sau chiar iti cere un limbaj mai relaxat, atunci te poti adapta.
Fii precaut cu umorul
Tuturor ne place o gluma buna, dar in scris, fara tonul adecvat sau expresia fetei, ar putea duce la interpretari gresite. Daca nu cunosti interlocutorul foarte bine, glumele ar trebui lasate deoparte. De asemenea, ce tie ti s-ar parea amuzant, altuia s-ar putea sa nu i se para.
Adauga adresa destinatarului la final
Dupa ce ai terminat de scris e-mailul si l-ai recitit pentru a verifica eventualele greseli, atunci poti introduce si adresa destinatarului. De ce? Pentru ca nu vrei sa apesi din greseala tasta Enter inainte de a termina mesajul sau propozitia.
Ce sa nu faci:
Nu abuza de semnele de exclamare
Unele persoane, pentru a sublinia ceva sau pentru a-i arata entuziasmul, folosesc multe semne de exclamare. Dar nu fac altceva decat sa dea dovada de imaturitate si neprofesionalism. Ca sa nu mai zic ca pot parea extrem de suparati sau nervosi.
Nu face greseli gramaticale
Inainte de a trimite un e-mail, reciteste-l pentru a evita greselile gramaticale, omiterea unor cuvinte sau greselile de punctuatie. Greselile de acest fel dintr-un e-mail vor arata extrem de neprofesionist.
Nu folosi emoticoane sau jargon
Lasa emoticoanele si cuvintele din limbajul de jargon pentru mesajele catre prieteni si apropiati. Evita de asemenea si prescurtarile.
