Programele de facturare, disponibile online sau sub forma de programe de instalat pe calculatorul personal, vin in diverse forme si sunt prezentate prin intermediul tehnicilor de marketing online intr-o forma destuld e frumoasa.
Avand in vedere ca putem gasi o multitudine de oferte, intodeauna ne vor fi utile cateva sfaturi de care sa tinem cont in momentul in care facem o alegere pentru un program de facturi care sa ne vina in ajutor atunci cand avem nevoie.
Iata care sunt cele mai importante caracteristici in programele de facturare:
1. Simplu de utilizat, rapid
Pentru ca un program de facturare sa fie suficient de bun, este destul de important ca acesta sa fie simplu de utilizat, intuitiv. Fiecare actiune pe care o ai de facut in acest program (emitere documente, inregistrare produse si clienti, inregistrare incasari s.a.m.d.) trebuie sa poata fi realizata din cat mai putin click-uri, intr-un timp cat mai scurt si totul facut astfel incat sa nu fie nevoie de prea mult efort.
Este destul de important ca in momenutl in care vei reusi sa faci in asa fel incat sa obtii toate aceste lucruri, iti vei da seama ca un soft de facturare bun este unul care lucreaza aproape singur. Acesta trebuie sa detina cat mai multe functii prin intermediul carora munca ta sa fie mult usurata, sau cel putin cat mai redusa ca timp de realizare a ei.
2. Culori stinse
Felul in care arata programul de facturare este destul de important, mai ales pentru cei care petrec destul de mult timp in fata calculatorului. Cu cat mai putin stridente sunt culorile, cu atat mai bine pentru cel care utilizeaza programul.
Se intampla de multe ori ca emiterea rapoartelor sau chiar a unor facturi sa fie nevoie sa fie facuta seara, tarziu, dupa o zi intreaga de munca. De aceea, cu cat mai calmant este imaginea pe care o ai in programul de facturare cu atat va fi mai simplu pentru utilizator.
3. Siguranta datelor
Un alt aspect destul de important este reprezentat de siguranta datelor aflate in sistem. Motivele pot fi diverse. Pe de o parte, trebuie sa ai siguranta ca in cazul unor defectiuni tehnice nu vei pierde tot ceea ce ai salvat pana la un anumit moment in program. Intr-un program de facturare instalat in calculatorul personal, acest lucru este destul de dificil. Daca nu exista o salvare anterioara a datelor, pastrata intr-un fisier separat de calculatorul de unde emiti facturi, exista posibilitatea sa nu mai poti recupera datele.
Daca folosesti un program de facturare online, acesta va avea backup-uri facute automat la fiecare 60 de minute. In acest fel, chiar si atunci cand unul dintre calculatorele pe care le folosesti de obicei se strica, programul poate fi folosit fara probleme de pe un alt dispozitiv conectat la internet, fara nicio consecinta asupra informatiilor din softul de facturare.
In ceea ce priveste protejarea informatiilor de alte persoane, cel mai bine este ca programul de facturare sa nu poata fi accesat decat pe baza unui nume de utilizator si a unei parole unice. Administratorul programului va avea responsabilitatea de a pastra aceste informatii intr-o forma cat mai sigura, astfel incat o persoana care nu prezinta incredere sa nu aiba acces la ele.
4. Potential de modernizare
Nu in ultimul rand este destul de important ca programul sa aiba posibilitatea de a fi actualizat cu diverse noi optiuni in cazul in care acestea se dovedesc a fi utile, fie in cazul in care se schimba legislatia si este nevoie de anumite modificari in ceea ce priveste modul de emitere al facturilor.
Iata cum alegerea unui program de facturare bun nu va fi neaparat usor de facut, insa in momentul in care vei reusi sa faci acest lucru, vei constata cat de important este sa alegi cu atentie si in mod special cat de important este ca alegerea pe care o faci sa fie una de durata.
Salut. Pe piata sunt multe solutii bune si foarte bune. Una dintre ele este – Ciel Simplu. Este gratuit, lucreazi f usor cu el. Este intuitiv si are o interfata ok. Reprezinta o solutie buna si ajuta cu usurinta in privinta multor cerinte: de la facturi si gestiunea stocurilor, pana la emiterea declaratiilor etc.